「Excel」の「オートフィル」という機能。
皆さん、仕事上の業務では当たり前のように使われている機能ですね…
「いまひとつよく分からない」「仕組みが分かっていない」という方にご説明していきますね。

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「オートフィル」は、セル右下の■(フィルハンドル)を使って連続性のあるデータを隣接するセルに入力する機能です。
オートフィルを使って、データを入力しましょう。


「日付の入力」
セル範囲【C3:G3】に「8月2日」「8月3日」…「8月6日」と入力しましょう。
① セル【C3】に「8/2」と入力します(以前のブログでも説明したように8月2日と表示されましたね)
② セル【C3】を選択し、右下の■(フィルハンドル)をポイントします。
マウスポインタの形が「+」に変わります。

オートフィル①

③ セル【G3】までドラッグします。
ドラッグ中、入力されるデータがポップヒントで表示されます。

オートフィル②

「8月3日」…「8月6日」が入力され赤丸枠の「オートフィルオプション」が表示されます。
入力の必要はなく連続した日付が表示されましたね。

オートフィル③


【POINT】連続データの入力
同様の手順で「1月」~「12月」/「月曜日」(月)~「日曜日」(日)/「第1四半期」~「第4四半期」なども入力できます。


「数値の入力」
「管理番号」に「1001」「1002」「1003」…と、1つずつ増加する数値を入力しましょう。
① セル【A4】に「1001」と入力します。
② セル【A4】を選択し、セル右下の■(フィルハンドル)をダブルクリックします。
※■(フィルハンドル)をセル【A17】までドラッグしてもかまいません。

オートフィル⑤

【POINT】フィルハンドルのダブルクリック
■(フィルハンドル)をダブルクリックすると、隣接する最終行を自動的に認識しデータが入力されます。

「1001」がコピーされ、赤丸枠の「オートフィルオプション」が表示されます。
③ 赤丸枠の「オートフィルオプション」をクリックします。
④「連続データ」をクリックします。

オートフィル⑥

1ずつ増加する数値になります。

オートフィル⑧

【POINT】オートフィルオプション
「オートフィル」を実行すると(オートフィルオプション)が表示されます。
クリックすると表示される一覧から、書式の有無を指定したり、日付の単位を変更したりできます。


でも実際に「連続データ」を入れていく際には「実践レベル」では、このような作業はされいません。
では、どうやってやっているの!?

管理番号に「1」「2」「3」…と、1つずつ増加する数値を入力しましょう。
① セル【A4】に「1」と入力します。
②  セル【A5】に「2」と入力します。

オートフィル⑨

③ セル【A4】を選択し、セル右下の■(フィルハンドル)をダブルクリックします。
※■(フィルハンドル)をセル【A17】までドラッグしてもかまいません。

オートフィル⑩

【POINT】フィルハンドルのダブルクリック
■(フィルハンドル)をダブルクリックすると、隣接する最終行を自動的に認識しデータが入力されます。

1ずつ増加する数値になります(この方法がよく使われている方法ですね)
ただ「なぜこうなるのか分からない!?」まま、使っているというお話しをよくお聞きしますので詳しくご説明します。


オートフィル⑪

①「A1」に「1」と入力します。
②「A2」に「6」と入力します。
③「 オートフィルオプション」を使ってドラッグします。

オートフィル⑫

「5」ずつ増加しています。

パターンを変えてみましょう。

オートフィル⑬

④「A1」に「100」と入力します。
⑤「A2」に「90」と入力します。
⑥「 オートフィルオプション」を使ってドラッグします。

オートフィル⑭

「10」ずつ減少しています。

まず「なんでこうなるのか?」という仕組みを覚えてください。
「とりあえず、そう教えられたから…」「分からず使っていた」となると少しパターンが変わった際に
対応できないといったような事になってしまいます。

パソコン操作というのは「なんでこうなる」「だからこうなる」「だからこうする」が必要ではないかと
私たち『ディードットステーション下中野教室』は考えています。


では最後に、連続番号を「オートフィルオプション」を使った最短方法を最後にご紹介していきます。
① セル【A1】に「1」と入力してください。

オートフィル⑮

②「 オートフィルオプション」を使ってドラッグします。

オートフィル⑯

③ 連続番号になりましたね。
これが連続番号を入れる最短方法といわれています。
※但しフィルハンドルのダブルクリックは適応されませんのでご注意ください。

「なんでこうなるのか?」という仕組みをしっかりと覚えていくと「OS」が変わろうが
少々の「トラブル」を解消できる “チカラ” はできあがります。
パソコン操作には色んな「やり方」がありますが、やはり「基礎」が最も大切です。
「スポーツ」「お料理」と同じなんです。「パソコン」だけが特別なものではないと私たちは考えます。

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