2016.12.03 office

「Excel」でイライラする事 No.1らしい…

こんにちは、少人数制マンツーマン個別指導のパソコン駆け込み寺♪
「パソコン駆け込み寺岡山下中野教室」の田邉です。

今日の「BLOG」はパソコンの操作について久し振りに投稿します。
ネットでも「Excelを使っていてイライラする事№.1にランクインされているような項目です。

「Excel」とは「表計算ソフト」
計算に得意なソフトですね。簡単に計算が出来たり、表が素早く出来たり、グラフが作れたりと簡単に言えば家計簿みたいなものですね。
会社では「収支」になりますね。どの会社もグラフは誰かが作っていると思います。そう売り上げを見たいからですね。
日本では何故か「Excel」で文章作成される方も、だいぶ減ってはきましたが多いと世界で笑われていることも事実ですね。
「日本の仕事は世界一、丁寧!!」と言われている一方「作業効率は世界でも最低ランク」とも言われています。

「Excel」で文章作成される方は今回は「論外」として…

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【Excelを使っていてイライラする事№.1】
それは印刷する際の作業なようです。基本的に「Excel」はPC上で管理するもの。
だから「Word」のようにファイルがポンと画面上に出るんではなくて「BOOK」が開かれ「Sheet」が分かれており「セル」が沢山ありますよね。
詳しく言えば列は【A】から【XFD】まで「16,384列」あります。
行は【1】から【1,048,576】まであるようにPC上で管理していく事を原型に考えられています。

ただ印刷をベースに作成される場合もあったりしますね(顧客管理データや住所録なんかがそうですよね)
ここで皆さん上手く使えていない…
1枚ものならまだいいが、数枚になってくると厄介…
印刷プレビューでいったん、印刷できる範囲の中で確認しながら手間を掛けて作っている…なんて経験皆さんお持ちではないですか!?

例えばこんな感じの資料!!

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この資料を「印刷してください」と上司から言われたとしましょう。
印刷状態はこの通りです。

(1ページ目です)

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(2ページ目です)

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(3ページ目です)

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(最終ページです)

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こんな感じに「ムチャクチャ」になってしまいますよね。
ここで登場するのが下図画面上の四角の枠で囲ってある「改ページプレビュー」を使用します。

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❶ では「改ページプレビュー」をクリックしてください。

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画面が変更されましたね。
画像では見にくいかも分かりませんが青い点線で区切らています。
「1ページ」「2ページ」「3ページ」「4ページ」と薄っすらと表示されています。
太い線は印刷されている範囲の表示です(灰色の部分は印刷対象外です)

では、これを綺麗に1枚に表示されるように設定しましょう。

❷ まず「A」の列は印刷時には必要ないので印刷範囲から省きましょう。
「A列」の端の部分に「↔」のマークが出てくるのでドラッグしてください「A列」の境界線(どこでも構いません)

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「A列」の部分が灰色になりました(これで印刷範囲から外れた訳です)

❸ では現在4ページになっているモノを1ページに収まるように調整していきましょう。
青い点線のトコロにさきほどの「↔」をポイントし、ドラッグしていきます。

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青い点線が消え「1ページ」に収まりましたね。
改ページプレビューを使って不要な所を省くんですよね。

これが分からない方は、印刷プレビューの画面を最初から出し、その中で作成しようとしている方が多く見受けられます。
そんなことをしている間に時間は「コツコツ」と過ぎっていっていますよ。
要は前に進んでいない(何の付加価値も生んでいない…)

ページ数が多い時にも困る事が多くありますよね。
「Word」と同様、「ヘッダー」「フッター」も使えます(ページ番号が勝手に入るので便利ですよね)
次のページにタイトル行も勝手に付けることが出来ます。
「改ページプレビュー」の横の「ページレイアウト」を使うと便利に効率良く見栄えの良い資料が作成できます。
その記事は、また後日ということで…

使えている人も勿論多いですね。
使えていない方「無知はロス」ですよ(僕も会社員時代は、これが苦手で印刷プレビューをいったん出してゴチャゴチャとやってました(笑)
先輩から「お前、何分かけるんだ?」ってことで何回も教わりました。
教わる事は「恥」ではない。
「教わろうとしない姿勢」の方が恥ずかしくないですか?

政府の「過労死白書」が発表されてから特にこれから「残業時間」の規制がどんどん厳しくなっていくでしょう。
仕事の効率化が確実に求められていくでしょう。
いかに、楽に効率良く作業できるのかが問われてくるのでしょうね。

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