2025.03.06 office

『生産性を高めるための3つの教訓｜実践的アプローチで成果を出す方法』

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現代の企業環境では、効率的に業務を進めることが求められています。
国内のGDPは世界2位から下落し、この流れはさらに落ちていくと言われています。
特に日本企業の生産性の低下の問題は、昨今大きな課題となっています。
要因は多々ありますが、今回は生産性が低い要因として3つのカテゴリに絞り解説していきます。

「テクノロジーの進化」「働き方の変化」情報過多の時代において、無駄な時間やエネルギーを費やすことなく、最大の成果を上げるためにはどのような方法が必要か？

私の会社員時代の経験を踏まえつつ社会的な視点も加えて、生産性を高めるための3つのポイントをお伝えします。

1. 「報連相の欠落」

「私の経験」
会社員時代、上司から教わった中でも**「報告・連絡・相談」**を徹底すること強く言われ続けました。
あるプロジェクトで、報告が不十分だったために進捗が遅れ、最終的に納期に間に合わなかったケースを目にしました。

「こう言われた!!」「そうは言っていない!!」「そんな支持はされていない!!」といったケースから口論しているケースが同僚や上司とのやり取りの中でもありました。
まぁ言っている人は大体同じ人でしたが…
「伝え方」「捉え方」様々なケースがありますが、これって意外とよくあるケースですね。
更に「頑固」な人の場合は大変でしたし、周囲の人間まで巻き込まれてしまうのでまったくもって意味がありませんでしたね。

これって何の生産性があるのでしょうか？
ただ、無駄に時間が過ぎているだけですね。
このような誤解やトラブルは、コミュニケーションの不十分さから生まれるものです。
「社会的な視点」
現代の企業環境でも、報連相の重要性は変わりません。
特にリモートワークの普及により、対面でのコミュニケーションが減少し、情報の共有方法が課題となっています。
**「見える化」**が求められる今、オンラインツールやプロジェクト管理ソフトを活用して、進捗状況や課題をチーム全員でリアルタイムで共有することが重要です。
例えば「SlackやTrello」「Asana」などのツールを使うことで、報連相の不足による誤解や遅延を防ぐことができます。
「改善策」
コミュニケーションのツールを効果的に使い、情報共有を徹底することで、チーム全体の生産性を大幅に向上させることができます。
上司や部下、同僚とのコミュニケーションを定期的に行い、進捗を確認することが、生産性を高めるための基本です。

2. 「モノを探している時間」

「私の経験」
会社員時代、書類や資料を探す無駄な時間を避けるために、**「定位置管理」**が「5S活動」を通じて徹底されていました。
しかしある時、資料を散乱させてしまった結果、プロジェクトの進行に支障をきたす場面がありました。
その時いかに物の管理が重要であるかを痛感しました。
「社会的な視点」
デジタル化が進んだ現代でも、物理的な整理整頓の重要性は変わりません。**「3定管理」（定位置、定量、定期管理）**は、無駄を省き、生産性を高めるために有効な方法です。

今では世界の”TOYOTA”の原形も「JIT生産」(Just In Time)＝「必要なものを、必要なときに、必要なだけ」供給するための生産計画という考え方を原型として3ム(ムリ・ムダ・ムラ)を徹底的排除し、製造工程の合理性を求めるもの。
今では多くの企業がこの生産方法にならった体制をつくるようになりました。

特に**多くの企業がデジタルトランスフォーメーション（DX）**を推進する中で、デジタルデータの整理も非常に重要になっています。
大量のデータが整理されていなければ、いざという時に情報を取り出すのに時間がかかり、業務が停滞してしまいます。
「改善策」
デジタルデータにおいても、ファイル名の統一やクラウドサービスの活用を進めることが推奨されます。
情報がすぐに取り出せる状態にすることで無駄な時間を削減し、作業効率が格段に向上します。
特に、検索機能を活用したり、必要な情報をタグ付けして整理することで、情報の取り扱いが容易になります。

3. 「ムダな会議」

「私の経験」
私が会社員時代、会議が長引きすぎて生産性が落ちるのを目の当たりにしました。
売上報告会議などで、議題が曖昧だったり話のテーマから脱線することが多く、結局何も決まらないまま時間だけが過ぎていくことがありました。
その中で、私は会議の時間を短縮し、**「目的を明確にした会議」**を心がけるようになりました。

そもそも会議をする意味があるのか、その会議が必要なのか？
「テーマを決めて会議が出来ているか？」
テーマは決まっているのに話の腰を折る上司がいたり、議題から外れてしまい長時間の会議で生産性が上がっていないというケースもよく見受けられます。

売上報告などの会議も昔は、会議室に集まり長時間やっていたケースもあるが、それならMailで報告書を送り、会議の中で問題定義、今後の展開を行えば会議時間は無しにしたり、大幅な時間短縮に繋がるケース多々あり。

会議時間は30分、長くても45分と決めて、議題が解決しなくても強制的に打ち切りという形に変えていきました。
司会進行者も、どうすれば決められた時間内に終わる会議となるのかをフィードバックし、生産性を上げることに重視しました。

「社会的な視点」
現代のビジネス環境においても、会議の効率化は重要なテーマです。
**「フラットな組織文化」や「アジャイルな働き方」**が浸透する中、会議も時間や参加者を最適化することが求められています。

特に、グローバルな企業では、オンラインでの会議が増えており、時差や文化の違いを考慮した効率的な運営が必要です。
会議の目的を明確にし、必要な情報を事前に共有しておくことで、無駄な会議時間を削減し、重要な議論に集中できます。

「改善策」
「タイムボックス」を設定し、会議時間を厳格に制限することで、効率よく進行できます。
また、議題ごとに時間を区切り、問題解決に集中できるようにすることが、会議の生産性を高めるためには不可欠です。
会議の冒頭で参加者に「本日のゴール」を伝えることで、無駄な脱線を防ぎ、効率的に会議を進める事が可能となります。

【まとめ】

現代社会では、企業の生産性を高めるために求められるスキルや方法は日々進化しています。
しかし、私の会社員時代に学んだ教訓は、どの時代においても有効だと感じています。
**「報連相の徹底」「整理整頓」「会議の効率化」**は、どんなにテクノロジーが発展しても、変わらず基本的な生産性向上のポイントとなります。

特に、リモートワークやデジタル化が進む現代では、これらの課題が一層重要になっています。
自分自身とチームの生産性を高めるために、これらの基本を再確認し、改善していくことが企業の成長につながります。
私たちが意識的に行動することで、無駄を省き、より効率的な環境を作り上げていけるのです。

私個人的な見解ですが、無駄がない会社は存在しないと感じます。
「TOYOTA」のお話しを途中出しましたが、これだけ改善を繰り返し「破壊と創造」を繰り返し、更なる改善に取り組んでいます。
それが「世界のTOYOTA」を作り上げた原動力だと感じます。

あなたの業務、見てみてください。
多くのところで「3ム」ムリ・ムダ・ムラがありませんか？
上司、部下関係なく働く人すべてが「自分で考える習慣」「社内を見る」を身につけていく事が生産性を上げるポイントでしょう。

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