教室に来られる生徒の方でも、うちの会社は「Word」なんて使わないからと言われる生徒の方や問合せの中でも「Excelのみでいい」と仰られる方は以前から居られます。

当教室も15期目で夏には16期目に入りますが、OPEN当初はそういった方が多かったものの、私個人的にはいつか改善されるだろうと思ってはいましたが、一向に変わっていない現状に…❓❓❓

特に昨今、働き方の生産性が重視されていますが、当然これでは生産性は上がるわけもありません。
本日のBLOGはその辺りの事を掘り下げて記事を作成しようと思います。

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1. 【なぜ地方では “何でもExcel” で作るのか？】

地方企業では「とりあえずExcelで作る」文化が根強く残っています。
しかし、これは業務効率の観点から見ると大きな問題です。
なぜこのような文化が続いているのでしょうか？

✅「Wordを使えない or 使い慣れていない」

Excelのマス目を頼りにレイアウトを作る方が簡単に感じ、Wordのページ設定やレイアウト調整を避けがちです。

✅「過去の慣習が続いている」

過去の資料がExcelだったため、新しく作る資料もExcelで作るという流れが続いてしまっています。

✅「上司や取引先の指示がExcel」

上司がExcelしか使わないため、部下もExcelを使わざるを得ない。
また、取引先のフォーマットがExcelで統一されていることも一因です。

✅ 「文書作成 = Excel」という誤った常識が定着している」

本来、表や数値管理に適したExcelを文章作成にも使ってしまうため、非効率な作業が発生しています。

2. 【Excelで文書を作るデメリット】

Excelを文章作成ツールとして使うことで、以下のようなデメリットが生じます。

📌「レイアウト調整が面倒」

• 行の高さや列幅を手動で調整する必要があり、手間がかかる。
• 改行や段落の整理が難しく、文書が読みづらくなる。

📌「ファイルサイズが大きくなりがち」

• 画像を挿入すると、Wordよりもファイルサイズが大きくなり、動作が重くなることも。

📌「印刷のズレが発生しやすい」

• 画面では綺麗に整っていても、印刷するとズレることが多発。

📌「表現の自由度が低い」

• Wordのようなアウトライン機能がなく、長文の整理がしづらい。
• 目次や見出し設定がしにくく、文書の見やすさが損なわれる。

3.【 Excel文化の違いが生産性に与える影響】

「何でもExcelで作成している会社」と「Officeソフトを適切に使い分けている会社」では、生産性が大きく左右されます。
適切なツールを使うことで、業務時間の短縮や資料の見やすさ向上が期待できます。
逆に、Excelにこだわることで非効率な作業が増え、ミスや修正の手間も増えてしまいます。

4. 【地方のExcel文化を変えるには？】

✅「適材適所」を学ぶ機会を作る」

• 文章作成はWord、計算はExcel、プレゼンはPowerPointと使い分ける。
• 社内研修やセミナーで適切なツール選びの重要性を伝える。

✅「社内テンプレートを作成する」

• よく使う報告書や議事録をWordでテンプレート化し、定着を図る。

✅「管理職層への意識改革」

• Excelを万能ツールとして使うのは時代遅れ。
• 「業務効率を上げるために適切なツールを使うべき」という意識を持ってもらう。

【まとめ：作成資料ごとに適切なOfficeソフトを選ぼう!!】

最適なツールを選ぶことで生産性が向上し、無駄な作業が減ります。
以下の表を参考に、適材適所のツール選びを心がけましょう。

「すべてExcelで作る」から「適切なツールを選ぶ」へ！
業務の生産性を向上させるために、ぜひツールの使い分けを意識してみましょう！

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