2017.01.09 office

『あなた、間違ったものを使っていませんか!?』

こんにちは、少人数制マンツーマン個別指導のパソコン駆け込み寺♪
「パソコン駆け込み寺岡山下中野教室」の田邉です。

今回のBLOGは「あなた、間違ったものを使っていませんか!?」

まどろっこしい事はなしでハッキリ言いましょう(笑)
あなた、文章作成を「Excel」を使って作成していませんか!?
「おかしいよ～、Japanese People!!」

現在、資格(MOS)挑戦中の「M」さん：女性(30歳)。
以前の会社を退職し、転職希望。
昨年末頃、以前の会社を辞められた理由を話してくださいました。
忙しい時期になると、残業が多くなりひどい時には夜の11時、12時頃まで残業…
手当が付かない場合もあったりで、体調を壊してしまったとの事。
「全ての資料作成がExcelで作成…」
大学に行っていた彼女は勿論「卒論」というものがあります。
卒論の文章を「Excel」で作成する学生さんは誰もいないでしょう。

「印刷プレビュー」をその都度確認しながら文章を作成。
上司の方に「Word」で文章を作成してはいけませんか?」とお伺いしたところ「俺、Word良く分からないからExcelで作って」と答えられたと…
心身共に疲れた彼女は当教室に来られた時「文章ってExcelで作成するものなんでしょうか、Wordで作るものなんでしょうか?」と最初に聞かれたのにはそういった背景があったのでしょう。
作成する資料によっては「Excel」を使用することもありますが、通常のビジネス文章は「Word」で作成します。

ただ、何故だか分かりませんが「Excel」で文章を作成する会社が、まだまだ多くあるのが現状のようです…
これは「日本人のみがやっている事のようで世界の他国からも不思議がられているそうです」
なぜ、そういった風潮になってしまったのかは色々調べてみましたが「不明…」だそうです。

逆のパターンもありました。
「Excel」で文章を作成しておられた方が、お問合せに来られた時「転職が決まりExcelで文章を作成したら社内から何やってんの!?　Wordで作成してくださいと言われ分からないので習いたいと…」

ネット上でも個人的な見解でも書かれている記事の一例です。
変に慣れたものを崩すのは嫌なんでしょうね～「日本人気質として…」
興味のある方はご覧ください(リンクを貼っておきます)

「エクセルで文書作成してはいけない、と言いたい!!」
https://oshiete.goo.ne.jp/qa/393287.html

僕が個人的にお付き合いしている「法規事務所」があります。
依頼主の方にある程度の資料を作成して頂くらしいのですが「Excel」で文章作成してこられる方が多いと頭を抱えていました。
「Word」に簡単にコピペ出来ないので「Word」で資料を下さいと言っても出来ないと…
当初は「Excel」で作成されたものを事務所の方で「Word」で作り直していたらしいのですが莫大な労力が掛かってしまうという事で、現在は「Excel」で文章作成してこられる方は手数料として通常料金の「2倍」の料金設定の変更にされたらしいです。
そりゃ、そうでしょうね…

当教室でも「Word」で「課題」というものを作成します(下図参照)

大体、皆さん卒業されるまでに「約20～30分」で作成します(勿論Wordです)
60歳を超えられた方でも1時間以内では完了します。
一番速かった方は「11分」で作成しました(初心者からのSTARTでした)
「20分」で作成されていた「T」さん(28歳)の方からこんな事を言われた経験があります。
「先生、私の友達の会社はExcelで文章を作るからExcelで作ってみもいい?」
「いいよ、やってみたら…」
さて、彼女は何分でこの資料が仕上がったでしょうか!?

「3時間です!!」

あり得ないでしょう、ただこれが「現実」なんですね!!
しかも文末は揃っていない、見た目にもキレイなレイアウトの文章とはお世辞にも言えません。
「T」さんも「こんなに手間が掛かる事をやっているの?」と驚いていましたね…
「日本人の働き方はおかしい?」といった過去ログも何度となく書いてきましたが、これではやっぱり世界からは当然のように置いていかれるし、企業さんの「長時間労働の削減」もなくなる事はないでしょう。
ざっくり計算してみましょう。
8時間勤務として、こういった資料が「30分」で作成できる社員さんなら「16枚」のものが作成出来ますね。
「Excel」で「3時間掛かって作成している方は…「2枚～3枚」
細かく分析すればそういうことなんですね。
仕事が増え、こうやって使うものを間違って仕事をしていても社員の増員しか方法はありません。
ただ、こういった会社が日本には多く存在するという現実も否めません。
厳しく言わせて頂くと「多大な効率ロス」ですね。
僕だったら、その日でその会社は辞めると思います(笑)

この課題、普通に作成していても20分では出来ませんよ、ブラインドタッチが出来るからといって出来るものではありません。
「パソコンの中にある機能をどんどん使うんです!!」

●「平成〇〇年〇月〇〇日」といった発信日付は入力の必要はありません。
●「コピー&ペースト(貼り付け)は最短の方法を使います(右クリックなどは使いません)
●「範囲選択も一気にやちゃいましょう」
●「拝啓」と入力すると「敬具」は勝手に表示されます。
●「挨拶文」は入力しなくてもそういった機能があります。
●「郵便番号」が分かれば「宮城県～～～～～～」といった住所は勝ってに出てきます。
●「榴ヶ岡」読めない漢字は辞書や人に聞かなくてもパソコンの中で出すことが出来ます。
●「記」の詳細は「インデント」を使えば一瞬に左の頭の部分が揃います。
●「日時」「時間」「集合場所」「会費」などは「スペース」は使わず「均等割り付け」という機能を使用すれば一瞬です。
●「表」もキチンと習えば素早く作成できます。
●「その他もろもろ…」全て多くの機能を使用します。

「だから約15～20分」で完成するのです。

お問合せの際、入力出来る程度の方が「20分くらいで出来ると」仰っていた方もおられました。
実際にやってみると言われたのでやっていただくと「30分くらいで約半分」くらいでしたかね…(そこまでもかなり悪戦苦闘してましたが)
その方も当教室にご入会され基本から覚えていき今は会社内で社員の方に「Word」を浸透させ「Word」と「Excel」を上手く使い分け社内の作業効率化を図っています。
機能を使うという事はそういう事です。

まずは、資料を作成する際「Word」なのか「Excel」でするべきなのか?
あなたは、どうですか?
間違ったものを使って作業をしてはいませんか?

馬鹿にしてはいけませんよ(笑)

「ＭIND SET」

”ワンクリックで、未来は選択肢に溢れている!!”

「就活」「転職希望」「会社内」でパソコンの事を聞けず、悩んでいるあなた…
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